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一、建设项目档案标准化管理的必要性

建设项目档案是由建设项目文件转化而来的，是建设项目在立项、招标投标、勘察、设计、设备材料采购、施工、监理、检测、试生产及竣工验收等过程中形成的文字、图表、声像、电子等形式的文件中具有证据和参考利用价值的原始记录，具有形成时间长、形成单位多、管理复杂的特性。标准化管理是指为在企业的生产经营、管理范围内获得最佳秩序，对实际或潜在的问题制定规则的活动。标准化是一种非常有效的工作方法。

（一）是行业发展的要求

2018年4月8日，国家档案局的《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）中，以“项目文件和档案全生命周期”管理理论为指导思想，对建设单位各部门、各参建单位及相关人员的项目文件管理要求和需要履行的职责，提出了标准化要求，是行业发展的必然。

（二）是基建文件齐全完整的保障

基建文件是建设项目依据性文件，包括决策立项阶段、取得合法土地阶段、勘察设计阶段、招投标阶段、开工手续办理阶段形成的各种文件，其形成时间长，形成单位多，重要性程度高。对于建设单位而言，从项目的提出到工程开工，需要经过一个漫长而复杂的论证、审批过程，如果遇到规划调整、资金等方面的问题，更会加长基建文件的形成时间。基建文件的形成部门涉及发改委、规划、国土、住建、财政等诸多行业主管部门，以及勘察设计院、招投标、消防、人防、交通、园林、环保等专业部门。建设单位内部基建文件的管理部门包括投资发展、规划设计、成本管理、工程管理等部门。如果不建立基建文件的收集标准化管理，很容易造成文件的丢失。

（三）是施工文件材料统一编制的需要

分部分项划分工作是建设项目开工前的一项重要准备工作，不论是房建还是市政工程，通常都会被划分为若干个标段同时施工，在施工内容相同、施工工法无异的情况下，由于施工人员对工程理解的不同，会出现同一工程不同分部分项划分的情况，如果没有统一划分分部分项的标准要求，不仅会给竣工验收带来麻烦，还会导致施工文件材料编制的混乱，不利于工程的统一管理。

二、建设项目档案标准化管理的现实意义

（一）有利于提高建设单位管理水平

建设项目档案标准化管理是基于流程的管理，不因人的变化而变化，一个建设单位往往同时管理着几个、十几个、甚至几十个在建工程，建设单位的档案工作人员，按照标准化管理手册规定的内容进行建设项目文件材料的收集、整理、归档以及建设项目档案的管理工作，减少管理成本，提高管理效益。

（二）有利于参建各方统一标准

同一单项工程不同单位工程的参建各方，执行建设单位统一的建设项目档案管理标准，对采用的规程、执行的标准不会产生歧义，有利于参建各方建设项目档案的统一管理。

（三）有利于与建设项目主体工程实现同步管理

建设工程一般由外业（施工实体）和内业（建设项目档案）共同组成，内业是工程最终能否如期竣工的重要保证，只有在建设项目过程中加强档案的标准化管理，实行同步监督检查，才能确保外业竣工时，建设项目档案能够同步完成，从而保证工程全面竣工。

三、建设项目档案标准化管理的实施方法

北投集团在单位内部实行组织机构网络化管理，对外加强对施工现场档案管理，编制《施工现场建设项目档案管理实施手册》，实行工程进度与建设项目档案同步实施的标准化管理。

（一）组织制度建立

健全的组织机构和专业的人员保障，是做好施工现场建设项目文件材料管理的前提。作为建设单位，北投集团在内部搭建档案管理网络，管理落实到人，同时要求所有参建单位必须建设完善的组织保障机构，实行现场总工负责制，层层抓管理，现场资料员一律持证上岗，并在建设单位进行备案。

（二）设备设施保障

安全管理是档案工作重中之重，建设单位内部档案集中统一管理，要求施工现场必须设置专用档案室，实现“三铁八防”的档案保管基本要求，制定防汛等应急预案，确保建设项目档案安全。

（三）统一编制标准

工程资料编制是推进建设项目档案工作规范化、标准化的基础性前提。北投集团从编制计划、执行规范、收集范围、使用软件等方面进行统一要求。

1．依据施工组织设计制定建设项目档案编制计划

在施工单位进场前，档案部门提前就档案编制工作提出要求，要求参建的监理、施工单位在开工前根据施工组织设计、工程进度安排，提交建设项目档案编制计划，为后期建设项目档案的收集、整理提供保障。

2．制定统一《工程分部分项划分》方案

各施工单位与监理单位共同针对本工程讨论编制分部分项划分方案，并要求各标段之间相互探讨，使各标段划分标准统一。这一做法得到施工、监理单位的极大认同，达到了规范建设项目施工资料收集标准一致的目的。

3．制定适合本工程的《建设项目档案收集范围表》

建设项目档案的收集整理一般依据地方标准《建筑工程资料管理规程》《市政基础设施工程资料管理规程》等开展，但规程只是推荐性标准，涵盖内容比较庞杂，建设单位还需与各参建单位共同编制符合本工程特点的建设项目档案收集范围表，这个表针对性强，使建设、勘察设计、监理、施工各方档案收集范围更加明确，更有利于执行，方便操作。

（四）建设项目档案同步检查、指导、监督落实

1．依照施工进度、档案编制计划进行建设项目档案检查

建设单位根据档案工作计划，结合现场具体实施情况对建设项目档案的同步收集工作进行检查。建设单位内部各部门在取得立项批复、规划许可、开工证等每一个关键节点的批复文件后，第一时间移交档案部门保管。施工现场，例如在地基与基础阶段，建设单位需重点检查桩基的施工资料，检查钢筋、混凝土等重要材料是否齐全完整，各种物资资料之间是否交全等。对监理单位形成的过程性监理文件同步进行检查，确保监理单位工程资料的同步跟踪、落实。通过检查不断促进档案的同步收集整理。

2．加强监督分类指导提高档案专业技能

在检查中发现的问题，采用召开档案工作例会的方式，集中解决共性问题，若遇到解决不了的问题，会及时请档案专家到现场进行授课，帮助参建单位解决难题。档案例会制度在很大程度上保证了建设项目档案收集整理的质量。

3．整改落实促档案质量提升

在加强检查、指导工作同时，积极监督问题的整改落实，下发整改通知，限时整改，并将整改结果以书面形式向建设单位档案部门汇报，档案部门根据整改情况进行进一步的抽查，直至整改完成。这一举措促进了建设项目档案质量的不断提升。

（五）加强对监理单位的管理要求

监理单位是代建设单位在现场行使管理权利的机构，不仅对建筑质量负有责任，同时对建设项目档案资料的收集管理也负有责任，监理单位往往对内业资料重视不够。建设单位应通过合同约定，要求监理加强施工过程中资料的管理，发挥监理的监管职能，切实起到促进作用。

（六）加强验收管理

1．参与分部验收促建设项目档案过程收集

过程中严格要求，在验收中档案部门具有充分的发言权，北投集团分部验收单上有档案部门签字栏，档案部门参与过程验收，使参建单位一直绷紧档案工作这根弦不放松，促进了建设项目档案的收集工作。

2．档案是单位工程验收不可缺少的部分

在单位工程验收时，档案部门全程参与，从依法、合规的角度在验收单上签署关于建设项目档案整理情况的意见，档案管理工作成为工程竣工验收不可缺少的一部分。

3．档案移交验收标准化

成立建设项目档案验收小组，由规划设计、工程管理、安全生产、成本管理等业务部门和档案部门共同组成，对工程竣工档案与实际竣工工程做最后的把关验收，保证建设项目档案能够真实地反映竣工工程情况，这种做法在北投集团取得了非常好的效果，为竣工后建设项目档案的利用起到强有力的保障作用。建设项目档案标准化管理在北投集团已初见成效，可以严格工程施工过程管理、增强企业内控效果，实践证明标准化管理可以实现统一管理，提高管理水平，可以规避风险，不因人员的流动而对工作产生重大影响。