时间：2023-03-23 15:20:12
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（一）高校缺乏必要的硬件设施，软件系统也是滞后不前
高校学生信息管理系统，一直缺乏必要的高校和社会关注度。当扩招开始后，学生成倍增长，然而需要进行这些信息处理的服务器和存储器却没有得到相应的升级。甚至在有些高校，学?；克褂玫募扑慊故呛艹戮傻奶蕴汀Ｕ庖泊恿硪环矫娴贾铝诵量嗫⒌娜砑低吃诶吓５拇路⒒硬怀鲇τ玫淖饔谩Ｒ?，计算机硬件水平是整个系统得以实施的平台所在，如果没有完善的硬件配备只能导致，校园网络管理瘫痪。长此以往，信息管理系统也就成了摆设。真正成了老牛拉破车了。
（二）高校教师计算机水平技术有待提高
相关资料显示，我国大部分高校在招聘高校学生管理人员的时候，只要以管理水平和思想教育水平为基准线，而忽视其自身基本素质和计算机能力的要求。我们可以这么理解，现阶段我国高校整体缺乏信息化处理的概念和要求。在这种观点下，政治教育才是核心才是管理的真正意义所在。然而，当前我国正在开展数字化校园的推广，这从一定程度上为新时期的学生管理工作定了性，从数字化的角度为现阶段我国的学生管理人员提出了新的要求，那就是必须剧本相应的计算机水平和专业知识能力。
二、新时期高校学生信息管理系统设计分析
由此可见，当前的时代是信息化的时代，是综合性数据处理的核心时代。笔者根据多年所学，有感于当前我国高校学生信息化管理系统设计中的种种问题，拟设计一套全新的高校信息化工作平台，以数据驱动的交互管理为基础，来实现各个大数据的综合后台管理，并根据高校目前需求，定制各种功能性板块。通过单账号，多站点的方式来实现整个资源合理化利用。
（一）关于设计需求分析和背景分析
第一，现阶段我国高校各部门应当配合学生信息管理平台的使用并出台相应管理制度在该制度中，我们要进一步明确系统的操作和处理要求，以便于管理人员开展日常的数据维护和查询、更新工作。第二，按系统设计定制权限。举个例子来说吧，该系统采取权限分离制，高校高层领导可以管理学生所有信息，辅导员可以查询信息并对部分数据拥有修改权利，学生只拥有查询信息的权限。对不同类型数据，采取不同分段操作，这样才能最合理的进行资源利用。
（二）关于高校信息管理系统的功能板块设计
本系统拟设计这些信息板块：
1、学生基本信息模块：包括学生的各项基本资料，如专业、班级、学号、政治面面貌、民族、住址、联系方式等等；
2、学生教务信息?？椋喊ǘ匝髦殖杉ǖ拇?，如四六级成绩、等级考试成绩、学期成绩等等，教务部门安排接口，便于该部门进行更新维护；
3、学生辅助信息?？椋喊ㄑ飨罡ㄖ畔ⅲ缃背图锹?、奖学金信息、贷款信息等等，学工部门设计接口，负责定期更新维护；
4、学生住宿管理模块：包括对学生生活等各类情况的记录，如住宿情况、卫生情况、各项卫生评比等等；
5、学生财务信息模块：包括学生学费缴纳情况、教材购买情况等等，由财务部门设置接口负责定期更新维护；
6、学生图书管理?？椋褐饕ㄑ谕楣莸慕柙那榭龈?，由学校图书馆部门进行定期更新和维护工作；
7、学生素质拓展?？椋喊ㄑ偶痈骼嗷疃募锹?、建立、职业规划、实习记录等等。由团委部门设置接口负责更新和维护工作。
（三）关于云技术理念下的设计
(一)系统管理理论各子系统与留学生辅助项目组成部分的对接
从系统管理论的视角看留学生辅助项目的建设，会更加清晰，经历从总到分再由分到总的过程，项目的完整性和系统性得以彰显。
1．目标和准则子系统明确了建立辅助项目的宗旨和必要性。留学生在当今国际社会的大背景下，中国文化环境中以及校园文化影响下产生的文化适应障碍和特点决定了辅助项目的必要性，实用性和时效性，这是“变”;可万变不离其“宗”，这个“宗”就是最大程度的帮助新来留学生缩短文化适应期，调整好心理等诸多方面为未来的学习生活做好准备。
2．技术子系统的内涵最为丰富。主要包括三个方面:留管人员的工作指导思想、跨文化管理能力以及辅助项目建设的具体内容。工作指导思想包括服务意识、奉献精神、人性化管理的理念。跨文化管理能力指外语水平、跨文化交际能力、对不同民族国家留学生特点的准确把握和工作中的有的放矢。管理不能搞一刀切，不能想当然，要深入到学生中去，发现真正的需求和存在的问题。辅助项目具体内容包括:入学教育、学业指导、中国国情及文化宣讲、生活服务、语言社会实践活动、语言和心理辅导。入学教育重点是我国法律法规教育、校纪校规教育、和社会风俗教育，建议分国籍分语言进行宣讲，并以生动例子加以说明，使之达到最佳效果。学业指导主要通过授课教师指导和开展留学生之间的学习经验交流会完成。中国国情及文化宣讲不仅包括第二课堂等对中国传统文化的介绍和体验，更应该把关注和讨论中国社会当今热点问题放在重要的位置，使学生真正了解发展中的中国，启动主观思考，使学习不止步于书本知识。生活服务范畴广泛，可通过制作手册的形式解答学生普通提出的重点问题，强调实用性。语言社会实践活动包括社交活动，如为留学生介绍中国助学伙伴，鼓励学生参加社团活动等;观光游览名胜古迹，开展形式多样的文体活动、汉语竞赛等，创造机会让留学生参与中国社会生活的方方面面。
3．社会心理子系统，指对不同民族和国家留学生特点的准确把握，包括他们的思维模式、行事风格、心理特征和团体情感，以及有针对性地开展心理辅导、座谈会和语言社会实践活动等工作。广大留学生是愿意参与到学校管理的方方面面的，他们希望自身价值在新的文化环境中得到认可并树立新的文化身份，只是有时候找不到合适的渠道和完全的表达。这就需要留管人员深入的了解学生，发现其闪光点和内心真正的需要，抓住机会鼓励学生勇敢的在新的文化环境中塑造真实的自己，帮助其建立起多元文化背景下的自信心和文化认同感。
4．组织结构子系统，主要包括三个方面:一是建立多层次的学生工作管理组织，如留学生会、各国分会，特别可以尝试以勤工助学的形式聘用优秀留学生作为本国学生事务的管理者，这可以充分发挥其语言和文化背景上的优势，提高管理效率，组织学生体现其有特色的活动和社团，及时反应留学生学习和生活中的问题和诉求，活跃留学生管理。二是规章制度的建立和完善，规范每项事务的流程。例如对校外住宿学生的管理，从外宿申请到及时在辖区派出所登记再到文明住宿保证书的签字，规范是学生安全的有力保障。三是利用现代通讯方式，进行实时沟通。使用微信、微博等手段确保信息高效传达及征集反馈意见。
5．外界因素子系统主要指影响留学生教育管理的外在因素，如国际形势的变化、相关法律法规的调整以及社会发展对高效管理提出的诸多方面的新的要求等。特别强调的是对突发事件的应急机制和处理办法。高效留管部门必须对可能发生的突况有预见性并建立应急预案，一旦发生突发事件，保证第一时间与教育行政部门、公安机关等有效联系，协同解决，降低不良影响。
(二)留学生辅助项目各组成部分之间的内在联系
目标和准则子系统即帮助留学生解决在文化适应过程中遇到的问题，为其顺利的在华学习和生活做好相应准备是留学生辅助项目建立的出发点，包括留管人员综合素质和服务具体内容在内的技术子系统是留学生辅助项目的基础，社会心理子系统和组织结构子系统是辅助项目顺利运行的保障，外界因素子系统又直接作用于目标和准则子系统，对其发展具有决定性意义。总之，留学生辅助项目各组成部分既是统一的整体又保持着动态的平衡，需要相辅相成才能充分发挥其作用。
二、留学生辅助项目系统化建设的意义
(一)提升我国留学生教育的国际形象，吸引更多海外学子来华求学
对一所大学、一个国家留学生教育管理工作和服务质量的满意度是对其大学教育综合评价中重要组成部分，完善、灵活而又人性化的留学生辅助项目能够切实的帮助每一位来华留学生更好的认识中国、了解中国和热爱中国，并在中国文化氛围中建立起新的身份和自我认同，这无疑将提升我国大学教育的国际形象，有助于吸引更多的海外学子来我国留学，从而实现把我国建设成为留学大国的理想。
(二)完善制度建设，发挥留管人员主观能动性，全面提高高校留学生教育管理水平
建立系统性的留学生辅助项目对高校教育管理提出了更高的要求。完善的制度和管理体系是法治和人文关怀的高度统一。因此，留管人员有更大的空间发挥自身优势、运用跨文化交际能力，做多元文化的沟通使者，帮助留学生以饱满的精神状态迎接新的学习生活。通过留学生辅助项目的建立，我国的高校管理能够真正与世界接轨，同时为教育国际化贡献一份力量。
(三)调动全社会资源，使政府和企业参与留学生教育事业，为我国的经济和社会建设输入新鲜血液
1 个人数字图书馆的定义
近年来，随着科学技术的飞速发展，个人数字图书馆作为传统图书馆的新形式，在计算机和网络技术的推动下应运而生。那么，什么是个人数字图书馆呢？
总体来说就是在自己的计算机上，为实现读书治学的目的，使杂乱无章的信息资源变成有组织的信息集合，通过免费的或基本免费的软件，将网上的有关信息资源，通过该管理软件进行存取，在软件内完成编辑管理，根据个人需求，供其有效利用。个人数字图书馆的意义在于，通过这一软件系统，对于个人知识储备的数字化整合可以顺利完成，用户能够自己创建、维护、使用该软件系统。
这一新形式的个人数字图书馆与传统图书馆比较，突出的特点是：
（1）数字化。使纸质资料的文献形态改变，使其数字化。曾经的纸质图书存放时间较长后，其一、积少成多，体积增大，内容增多，越来越不利于文献资料的整理和保存，其二、随着时间的推移，部分资料由于保管不善肯定会发生丢失损毁，旧资料查找时也是一个大工程，那么如何处理这些破旧书刊纸质资料？去粗存精选择性保管显然不是最理想的方法，那么使其数字化可以妥善保存，不遗失资料的同时更加能够便于查找。
（2）数据库化。当今，互联网上供人免费下载的数字资源日益增多，大家将自己感兴趣的文件和资料下载到本地电脑的文件夹中，供日后查阅或使用。但是文件夹不具有数据库结构，并不能有效的进行检索文件，当我们下载的文件日益增多的时候，无法有效的管理这些下载的文件，那么，就可以通过个人数字图书馆对其进行统一管理，在需要时通过搜索引擎，快速准确的查找到目标文件，无论文档文件还是图片文件或是视频文件，均可自动识别并打开后台运行，操作简单，使用方便。
（3）检索功能增强化。因为个人数字图书馆的使用者们并不是专业的情报学工作人员，无法精确的对于所需检索的内容进行输入，所以，要快速准确的查找到文献资料，在检索功能的设置上要加强，即使是模糊的搜索关键词也一样能迅速的找到需要的文献资料?；镜募焖鞴δ苤兄辽倬哂凶侄渭焖鳌⒌ハ罴焖鳌⒔卮始焖?、全库扫描检索等，并且，各种类型的文件要在统一的检索界面，使用方便查找快捷，检索历史随时保存便于随时调用。
2 个人数字图书馆论文管理系统在高校应用的可行性研究与分析
在高校设立个人数字图书馆论文管理系统，不仅为学生读者带来很大方便，同时在系统设计初期的可行性研究与分析中得出其具有很多的优势，下面将通过3个方面详述分析。
（1）高校图书馆丰富的信息资源，配合校园内完善的网络环境。丰富的馆藏资源，电子文献资料较全，是高校图书馆馆藏的重要特点，面向高校大学生，购买了种类丰富的各类论文数据库供学生学习查阅，同时自建论文数据资料库，为学生查阅下载论文资料提供了很大的方便。另外，高校的现代化设施建设完善，如学生宿舍的高速网络、图书馆的电子阅览室、校园全网无线覆盖等，这些设施为个人数字图书馆的建设提供了坚实的基础和现实保障。
（2）借鉴国内外成功的案例，为我们提供了宝贵经验。美国康奈尔大学图书馆曾成功开发个人数字图书馆平台――My liberty。用户可以自行通过该平台搜集电子资源，既可以来自公共网络的任何地方，也可以来自校园网络的内部门户，在这个平台上管理、编辑、下载，打造属于自己的个人图书馆。在国内，浙江大学也曾成功开发“我的图书馆”，系统功能如：新书通告、数字资源定制、搜索引擎、书签功能、个人信息保护等。虽然开发项目不是完全相同，但这些成功的案例都具有一定的可借鉴性。
（3）数量稳定的受众用户群。高校庞大的用户群体都具有高学识、高素质，比较熟练掌握计算机应用、网络通讯知识、文献检索知识等，他们无论是论文创作还是课题研发，都需要强大的学术资料支持，这一软件系统可以为他们提供高水平、多层次的个性化信息服务，相信广大师生都能够广泛的参与其中，构成稳定的软件系统的受众群体。
3 个人数字图书馆论文管理系统的开发构想
根据个人数字图书馆的基本研究发现，个人数字图书馆的数字化、数据库化特点，以及高等学校的软硬件设施和环境，以及推广使用面向的目标群体，非常便于个人数字图书馆论文管理系统的开发与利用。
系统初步设计按照功能大致分为四个部分，论文管理模块、新闻栏目管理模块、多媒体管理?？?、系统管理?？椤＃?）论文管理。作为本软件最主要的模块，用户可以对本地论文进行有效的管理。通过web server技术访问中国知网、中国万方数据库的接口，对类别数据进行绑定，通过类别选择，分页加载该类别下对应的论文，论文打开后可在线浏览或下载，下载后的论文按类别分类管理，可对论文进行分类，重命名等操作。集下载、管理、检索于一体，用户随时查阅，实现个性化的分类管理。（2）多媒体管理。作为特色模块开发，添加了音频视频等多媒体共享的个性化的功能，使用者可以通过管理系统自行上传下载视频、音频、图片到软件中，方便同学们在使用论文管理软件学习的同时寓教于乐，在增长知识的同时丰富了同学们的课余生活。（3）新闻栏目管理。这一?？榈纳杓浦饕裼谠谛５拇笱?，用户在这里可以得到关于学术资源的最新消息和校园动态，以及优秀论文推荐等，自己也可申请上传消息，经管理员批准核实后可自行上传。（4）系统管理。管理模块的主要功能是内容、信息反馈、系统设置、修改参数等项目，主要用于后台管理工作。
【关键词】研究生教育 信息管理 系统化
近几年，我国研究生教育发展迅速，相应地研究生教育管理工作也变得越来越复杂。而研究生教育管理工作的效率在很大程度上则依赖于系统而科学的信息管理系统。随着现代管理科学和计算机技术的发展，基于系统客户端C/S（客户机/服务器）与系统浏览器B/S（浏览器/服务器）体系结构的信息管理方式逐渐成为主流。实施系统化管理既是教育发展的必然趋势，也是提高管理水平的客观要求，然而，在实施研究生信息管理的系统化进程中，仍存在一些发人深省的问题。
1 研究生信息管理的系统化表征
根据系统论的观点，世界的万事万物都是系统的，系统性是自然界和人类社会的根本属性。研究生信息管理工作自然也具有系统性。一方面它是研究生教育系统的组成部分(子系统)，另一方面它又自成系统，一般由招生信息管理、培养信息管理和就业服务信息管理等子系统组成，而每一个子系统又由更小的系统（或要素）组成。在要素一定的情况下，系统的结构决定着系统的功能，不同的结构可以产生不同的功能，要使信息管理系统运转合理、有序，必须优化整个系统，使各个子系统发挥最佳功能，收到整体大于部分之和的效果。
1.1研究生信息管理是一项复杂的系统工程
随着研究生教育的发展，传统的研究生信息管理模式已经无法满足现阶段的需要，必须借助数据库和网络技术，实现研究生信息管理的信息化、系统化。影响和制约研究生信息管理水平的因素很多，涉及到的部门也非常多，相关部门需要运用系统论的管理方法，根据研究生信息管理本身的规律和特点，把管理过程中的各个环节、各个部门的活动与职能围绕研究生信息管理的目标合理组织起来，形成各系统之间相互联系、相互协调、相互促进、权责明确的有机整体。完善的、系统化的研究生信息管理体系又是由若干个子系统组成的，管理活动又是由教师、研究生和教学管理人员共同参加的多边活动。因此，在研究生信息管理系统化运作过程中，只有充分发挥系统的协调作用，才能使三方人员更有效地配合，及时了解教师的科研和教学效果，反馈研究生的学习和科研信息，提出新的管理目标，使教学、科研和管理工作始终处在一个新起点和高水平的层次上运转。
1.2系统化管理提高管理效率
研究生信息管理系统一般涉及招生、学籍、培养、思政教育、学位、学科、就业七个职能部门，信息需要在不同部门之间传递和处理，某个部门数据的输入可能是另一个或几个部门数据的输出。大多时候，数据并不是从第一个部门顺序地传递到最后一个部门，而是经过一些中间部门的处理重新回到前一个部门，有些甚至会经过有限次的循环，才会进入下一个部门。信息的价值在于其准确性和时效性，凡是上级部门和学校领导需要掌握、处理的重要情况和突发性事件、重要思想动态等信息，要及时收集、迅捷上报。这样才能最大限度的体现信息的价值，提高管理效率。
系统化管理就是用系统理论和系统工程方法，来处理物流、人流和信息流的关系，处理好三流的关系是现代系统管理的关键。物流是组织运行的主体，物流中伴有信息流，而信息流是对物流、人流的反映，调节着物流和人流的数量、方向、速度和目标，驾驭着人和物，做有目的和有规则的活动。在研究生管理中，信息量和信息速度与研究生规模呈正比例关系，研究生规模越大、越复杂、信息量的增长就越大，对信息传递的速度的准确度要求就越高，信息流发生堵塞、中断、停顿的风险就也就越大。
实行系统化管理可以从以下三个方面提高管理效率：
（1）系统化管理可以避免信息系统重复开发。重复开发造成人力、物力的极大浪费，而且由于力量分散，开发的信息系统大多质量不高。实行系统化管理可以集中力量，整合资源，开发出高质量的信息系统。
（2）系统化管理可以规范、统一信息标准。目前研究生信息管理系统大部分是各个学校根据需要自行设计的，其操作平台、数据库管理系统、开发工具、网络环境等均没有统一标准。在教育部的信息标准颁布之前，各个学校自行设计的信息系统的数据库是不相同的，数据库的字段名、类型、长度等也不相同，无法实现信息共享。即使在同一学校，各主管部门为适应自身的需要而开发的管理信息系统之间也缺乏整体间的统一规划，很难实现各部门之间的信息共享与信息传递。实行系统化管理能够把各个院校，各个部门使用的信息系统统一起来，提高信息处理和信息传递的速度和准确率，提高管理效率。
（3）系统化管理能使信息实现适时处理。虽然信息系统实现了联网，但受技术条件限制或安全方面的考虑，某些信息的处理工作仍是单机条件下的事务处理系统，信息还不能真正实现实时处理，例如学籍情况的变动，并不能立刻在其它部门反映出来。只有实行系统化管理才能实现真正的实时处理，提高信息管理的效率。
1.3系统化管理水平提高的标志
随着研究生规模的不断扩大，传统的管理方式、手段，已经不能满足研究生管理工作的需要。因此，利用信息技术和网络技术，实现研究生教育管理的信息化，尽可能减少管理人员的工作量，使数据可以重复利用与充分共享，为学校师生和社会各界提供多样化的信息服务势在必行。为了适应研究生教育高速发展的需要，不仅要从研究生教育的管理体制、运行机制上加以改变，还应当从管理的观念、手段和方法上加以变革，加快信息化建设的步伐，全面提高研究生教育的管理水平。
系统化管理就是要协调研究生教育各个部门，发挥各个部门的优势，避免各自为政，重复开发等造成资源的不必要浪费，也有利于数据在各部门的共享和传递。系统化最重要的作用是实现研究生信息管理的有序性，研究生教育需要经过各个阶段，大多数情况下，只有上一个阶段工作完成，才能开始下一阶段工作，如：只有修够足够的必修课和选修课学分，才能进行答辩。这就需要对信息管理进行系统化设计，保证此功能的实现。系统化管理是研究生信息管理水平提高的一个重要标志。
2 研究生信息管理的系统化管理理念
长期以来，由于管理人员、资金和技术等方面的原因，研究生教育管理工作仍然处于分散式管理的初级阶段，部分管理人员已经习惯了“传统管理”的工作方式，要实现由“传统管理”到“信息系统化管理”的转变，将是一个十分困难的过程，需要一段较长的时间。信息系统化管理不仅是简单地在办公桌上放一台计算机，管理人员能操作计算机，能打字上网就行了，而更多地是需要这些管理人员管理观念的转变，以及自身素质的不断提高。研究生信息管理的系统化管理理念主要有：
2.1统一认识，信息共享
研究生教育一般为2年或3年，从时间的先后顺序上可分为招生、培养和学位三部分，具体管理工作是由许多个部门共同完成的，各个部门负责不同的工作，如：招生部门负责研究生入校的初试、复试和录??；培养部门负责研究生在学期间的学习、培养等；就业部门负责研究生的就业指导工作。各司其职，显得合理有序。但从现实来看，许多高校都遇到了一个突出问题，即因在不同部门应用不同的管理方法，虽然在不同范围内有不同收效，但要实施统一管理、系统管理却出现了问题。一些高校明显暴露出研究生培养部门之间各自为政，协作环节薄弱等问题。研究生教育管理成本加大，整体管理水平却有所降低?；谙低郴墓芾硪?，在研究生教育管理过程中需要各部门统一认识，信息共享。
目前研究生教育管理存在的主要问题是各部门管理者的认识问题。一是领导者中传统的管理思维方式认为管理是领导者对他人的管理，习惯于采用人管人的方法。二是一些高校领导只是将研究生教育管理工作交给各部门分管领导负责，并没有纳入高校研究生教育整体的战略规划。三是一些高校缺乏研究生教育的系统思考，难以实施统一管理。解决上述问题的有效方法之一就是强化培训，在培训的基础上使各部门领导统一认识，只有在统一认识的基础上，系统化管理才能奏效。
信息共享，顾名思义就是各部门共享信息资源，信息资源的共享和利用，可以有效地提高研究生教育管理水平，降低信息搜集和处理的费用。但是由于缺少总体规划，多年来研究生教育各部门分散开发或引进的信息系统，有相当一部分相互之间信息不能共享，形成了信息孤岛，严重制约了信息共享。因此，高校必须采取有效措施，尽快减少甚至消除信息孤岛，提高信息资源的利用效率。
2.2协同管理，职责分明
协同就是协作，即共同作用。协同效应是指在复杂大系统中各子系统的协同行为产生出的超越各要素自身的单独作用，从而形成整个系统的统一作用和联合作用。从系统学角度看，协同管理就是要通过对有若干子系统组成的系统进行时间、空间和功能结构的重组，产生一种具有“竞争—合作—协调”的能力。具体到研究生教育管理中，协同管理就是将高校的各种资源(包括人、科研成果、财物、信息、流程)关联起来，使之能够为了完成共同任务或目标而进行的协调或运作，通过对有限资源的最大化开发利用，实现这些资源的利益最大化，消除在协作的过程中产生的各种壁垒和障碍。
部门协同管理自然涉及到权责和利益分配问题，为了避免部门协作中出现问题，必须坚持“职责分明”原则。无论是设置岗位，还是配备人员，最重要的一点就是岗位人员要“职责分明”，谁该做什么，不该做什么；谁有权做什么，无权做什么，都要清清楚楚，明明白白。“职责分明”的优点有三：一是研究生管理的每个工作岗位都有专人负责，以防止出现因无明确分工而使有些工作好像人人有份但出了事又找不到人承担责任和后果；二是让研究生管理中每一个人都有特定的工作范围和权力，使他们各司其职，各负其责，把精力集中于自己的工作，既能提高工作效率，又易于提高个人的业务水平；三是使研究生管理中每个人的职责和权限经纬分明，防止越级施权行为的发生，当有人越权时也可追究责任。并且制定严格的奖惩措施，促进研究生管理工作的良性循环和健康发展。
3 研究生信息管理的系统化管理方式和手段
研究生信息管理涉及到的部门、数据库和用户都比较多，对某些数据安全性要求高，因而信息管理系统的设计、开发以及后期维护将会是一个比较复杂的系统化过程。系统人员需要在对系统进行调研、分析和研究的基础上提出开发信息管理系统的总体规划原则、设计方案和使用时的维护计划?；谘芯可逃畔⒐芾淼奶厥庑院透丛有?，研究生信息管理的系统化管理必须从管理的规范化入手，制定一整套严格的管理制度。研究生信息管理的系统化管理方式和手段主要有：
3.1建立“管理系统”，搭建共享平台
研究生教育管理工作核心内容的一致性，为研究生教育管理部门建立管理系统，搭建共享平台提供了可实施性。研究生教育管理部门在规模、机构设置和管理模式等方面虽存在诸多差异，但其教育管理工作的核心内容具有一致性。以学籍为例，学籍管理内容中包括研究生的姓名、性别，出生年月、毕业院校等基本信息，每个信息都可以用标准的数据来描述，并对数据进行归纳和提炼，从而形成可以广泛应用的标准。在管理过程中即使有些很难形成统一标准的，如课程等，也可在分类方式、编码方式上统一规定。在目前不同的管理体系下，如果没有一个统一规范的标准，研究生教育管理将面临许多问题，如软件设计开发平台较多，软件设计水平不一，扩充性、开放性、灵活性、兼容性较差，重复开发，资源浪费严重，信息管理服务对象少，服务范围小等。研究生教育管理共享平台的建立，为解决上述问题提供了有力的工具。它不但可以解决信息编码不准确而导致的上报信息不能直接传递，系统不能交叉应用，开发人员之间不能对话等问题，也可以为各个高校之间的信息交流提供一条高效便捷的通道。同时可以利用服务与数据库技术，建立更为人性化的信息系统，为管理人员和研究生提供多方面的服务。因而，研究生教育信息管理系统标准和共享平台的建立，是提高研究生教育管理水平的必由之路。
3.2共同维护，完善数据信息
研究生教育管理在一个管理周期中均包括招生、培养、学位授予等基本环节，每个环节下又有一些子环节。例如，招生环节包括录取、学籍子环节；培养环节包括课程学习、科研技能学习子环节；学位环节包括论文预答辩和论文答辩子环节。各个环节相辅相成，组成一个有序的整体，这是研究生教育管理工作的本质及共性。数据信息就是在这些环节或子环节中产生、加工、储存、传递的。一个完整的信息往往是由多个部门共同“生产”的，所以信息系统需要教育管理部门共同维护。然后再根据研究生教育管理部门使用的情况，利用数据仓库对数据挖掘分析，对信息管理系统进行科学改造，从而增加它的科学性和适用性。
3.3加强安全管理，制定应急预案
研究生教育系统化管理是基于Web的，不可避免的会存在网络方面的问题，这是我们实现系统化管理所必须考虑的，也是系统化管理面临的主要挑战。首先是网络瘫痪问题。虽然网络技术已经有极大的发展，但仍会出现各种新的问题，造成网络的不顺畅甚至瘫痪，给研究生信息管理系统造成极大的麻烦。其次是网络安全问题，计算机病毒及蠕虫、网络黑客都会给系统的安全带来威胁，尤其是学生成绩、财务信息等敏感信息一旦泄露或被篡改，都会造成不可弥补的损失。所以，我们在进行系统化管理时，一定要考虑网络安全因素，加强防火墙建设。对一些重要数据要随时备份，以防系统出现问题时，造成数据丢失。与此同时，还要制定应急预案，避免网络出现问题，整个管理工作陷入瘫痪状态。
参考文献：
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