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2000年12月6日中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施，结束了文书档案过去以六个特征为主的传统组卷方法，开始了简便易操作的归档文件整理。我县自2002年开始，大部分机关单位文书档案整理适用归档文件整理方法。归档文件整理就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，并使之有序化的过程。在这里，需要理解“件”的含义。何为“件”？“件”是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与签批单、底稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。“为一件”就是将文件材料的实体装订在一起，编目时也被视为一条条目。
一般情况下，归档文件整理大致有文件材料收集、分年度、分级别、分类别、分保管期限、文件装订、排列、加盖填写归档章、编目、装盒、入库等程序。
收集工作就是按照党和国家的有关规定要求，通过一定的方式和手续，把分散在机关各科室部门、个人手中或散失在其它地方的文件材料，集中到单位档案室实行集中统一管理。收集工作是档案工作的基础，是档案工作中极为重要的一环，文件材料收集要做到齐全完整。
对于文书档案，要依照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对单位文书档案材料进行收集，要以“我”为主，即本机关单位形成的文件材料是收集归档重点。我们不仅要重视红头文件，还应重视其他非红头形式文件收集，如会议记录、会议纪要、工作总结报告、党团员（干部）名册、介绍信、人员调配、工资表、各种统计报表、合同协议等等。总之，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
分年度就是区分文件材料的所属年度，把不同年度的文件分开。不同年度的文件一般不得放在一起归档。一般根据文件成文最后的落款日期进行划分。有几种特殊情况：跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度；跨年度的复文一般应与来文或去文一起归入复文的年度；跨年度的计划规划归入开始年，跨年度的总结归入最后一年。
分级别就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。实际操作中我们可将文件大致分为国家、省、市、县等级别。
分类别就是根据本机关制定的文书档案分类方案，将每份文件进行分类。可分为组织机构分类法和问题分类法。组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。问题分类法，就是按照文件材料所记述和反映的问题进行分类。我县大部分机关单位采用“问题分类法”，都制定了《本机关文书档案分类方案》，依据该方案对文件进行划分类别，在划分类别时一般同时要求提炼出归档文件的主题词，将文件所在类别和主题词用铅笔在文件左上角标出。
机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。划分保管期限时要按照本机关文书档案保管期限规定进行。在这里，我们将国家档案局8号令第七、八条关于文书档案永久、定期的内容摘录如下，供参照划分期限。
永久保管的文书档案主要包括：
（一）本机关制定的法规政策性文件材料；
（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制
发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
文件装订就是采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位装订在一起。一般采用棉线使用缝纫机或“三孔一线”方法左侧装订，且将文件左、下侧对齐。装订前应对破损的、字迹易褪变的文件进行修裱、复制，对超大纸张的文件进行折迭，去除文件上易锈蚀的金属物等；装订时，要按一定顺序给文件排序，一般顺序为：正文在前，签批单、底稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。
文件排列，就是依据事由原则确定全宗内归档文件先后顺序的过程。机关文书档案的文件排序首先需在同一个保管期限内将同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件可按文件重要程度排列，也可按文件形成的时间先后顺序排列。其次将不同事由的文件按照文书档案分类方案中的不同问题、分类集中排列起来。对于某一次会议材料、统计报表、信息简报等成套性的文件应集中排列在一起，保管期限按照其中文件的最高期限来划定。
归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。项目有全宗号、年度、件号、类别、保管期限、盒号等。式样如下：
盖归档章和填写内容时需用耐久性材料，如红色印泥、碳素墨水等。
全宗号是档案馆给立档单位所编制的代号。没有向县档案馆进行过移交的单位没有全宗号，暂时可不填写，待档案馆给定全宗号后再填写。
类别是按单位制定的文书档案分类方案中的大类，可简写为“一、二、三”等。
年度是归档文件的形成年度，用4位阿拉伯数字填写，如“2005”，不能简化为“05”。
期限是按照已确定的归档文件保管期限，分别填写“永、30年、10年”。
件号是文件的排列顺序号，同一保管期限、同一年度内从“1”开始编号，即永久、30年、10年分别编号，每年形成三个流水号。
盒号是文件所存放的档案盒位置号。同一保管期限从“1”开始编号，可一年一年续编；也可以同一保管期限、同一年度内从“1”开始，即永久、30年、10年分别编号，每年形成三个流水号。
装盒将归档文件按照件号的先后顺序装入档案盒。基本要求是将同一年度、同一保管期限的归档文件，根据档案数量多少装不同规格型号的档案盒。不同年度、不同保管期限的归档文件不应混装入同一盒内。同一类别的档案可根据数量多少可装一盒或多盒，保证档案材料与盒的厚度适宜即可。
盒脊及封面和备考表需填写完整仔细。盒脊及封面要与归档章填写项目一致，并注意规范整洁，美观大方。封面主要填写的项目是全宗名称即立档单位的全称；盒脊背填写项目主要包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等，其中，起止件号填写盒内第一份归档文件的件号和最后一份归档文件的件号，中间用“—”连接。结合实际操作，建议盒脊背与封面内容均沿盒线居中的位置用印章加盖。备考表主要是对盒内归档文件作必要的注释说明，主要包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，其中，盒内文件情况说明重点填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
编目即编制归档文件目录，需按照排定好的顺序以“件”为单位逐一编目。在目录中一件即为一条条目。结合县档案馆使用的八九数码档案管理软件信息系统，为便于移交档案目录转入软件数据库，归档文件目录使用Excel格式，内容设置样式如下：
全宗名称为立档单位全称。
年度为归档文件形成年度，用4位阿拉伯数字。
保管期限为永久、30年、10年。
盒号、件号与归档章上的填写保持一致。
文号为文件的发文字号。
题名为文件标题，没有标题或标题不规范的应自拟标题，外加方括号“[]”。
责任者为发文机关或署名者。联合发文是多个责任者的，可填主办单位。
成文时间为文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如“20050102”。
页数为该份归档文件的总页数，文件中只要有图文的页面均为一页。
备注填写归档文件需要补充和说明的情况。
关键词：电子档案管理系统；收集整理；档案归档；档案上交；档案汇交；档案分发；档案接收
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)22-5279-02
Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving
传统档案业务的一般原理是：部门档案归档人员将实体档案提交到档案管理部门，由档案管理部门人员负责档案的入库管理。由于不能充分发挥电子文件的优势，造成手工劳动量大，操作程序复杂，人力、物力资源浪费，而且档案利用率极差。为了加快中国石油天燃气集团公司信息化的发展，统一各个下属单位档案管理规范，形成中石油档案共享知识平台，项目组在信息部的支持下，与微软合作开发了中国石油档案管理系统。
系统的原理是：部门档案归档人员将档案电子条目录入，经过归档部门领导和档案部门领导审核后，档案电子条目自动提交给档案管理部门，随即可同步提交实体档案和清单，由档案管理部门人员进行档案整理和入库维护。这部分功能主要由系统中收集整理模块完成。本文介绍收集整理模块的总体功能结构和各个子模块的工作原理。
1 总体功能结构图
“收集整理”模块主要包含“档案归档”和“档案上交”的功能。
档案归档的目标为协助归档部门和档案部门的用户将电子和实体档案归到中国石油档案管理系统中，以达到提供借阅利用的目的。档案上交的目标是实现油气勘探开发类档案的汇交和分发。图1是收集整理模块的总体功能结构图。
2 档案归档
档案归档包含预归档、归档整理、档案整理三个子模块。
2.1 各个子模块任务
2.1.1 预归档
1）归档部门人员对待审核档案的电子条目进行录入、编辑、提交；
2）归档部门领导审核；
3）档案管理部门领导审核；
2.1.2 归档整理
1）部门归档人员对不需审核的电子条目录入、编辑、移交；
2）部门归档人员对实体档案的同步归档：归档清单打印、实体档案同步移交到档案管理部门；
2.1.3 档案整理
档案管理部门人员对归档部门提交的电子和实体档案编辑、实体整理、归档办结；
2.2 档案归档流程步骤
如图2，系统提供四种归档流程，可由各单位根据本单位业务情况选择使用。
2.2.1 标准流程归档
对应上图的全部五个步骤12345。
2.2.2 直接归档
归档流程从第四步开始，即从“归档整理”步骤开始，这种归档流程完全以实体归档发起，去掉了前面三步电子条目先归档的过程，档案归档只经过45两步流程完成。例如：总部的档案归档就是这种流程。
2.2.3 档案部门审核
对应标准归档流程去掉第二步，即1345。对应系统中就是档案条目在“预归档”步骤由档案部门审核通过后，进入到“归档整理”步骤，由部门归档人员进行实体归档工作。
2.2.4 归档部门审核
对应标准归档流程去掉第三步，即1245。对应系统中就是档案条目在“预归档”步骤由归档部门审核通过后，进入到“归档整理”步骤，由部门归档人员进行实体归档工作。
3 档案上交
档案上交分为档案汇交、档案分发、档案接收三个子模块。如图3，源单位（如油气田A、油气田B……）把档案上交到目标汇交单位（如勘探开发研究院）。如图4，由档案产生部门将档案分发到各个下属单位档案部门（如A单位档案部门、B单位档案部门……），由这些部门利用“档案接收”功能，将档案接收到系统的收集整理模块中，进行编辑和存档。
4 结束语
中国石油档案管理系统目前已在中石油多家下属单位上线。作为档案系统的核心模块――收集整理，以其简洁的归档程序、严密的在线审批流程、兼容的条码和清单打印功能大大方便了用户单位的推广和使用，促进了企业的减员增效。“电子文件先归档、实体随后”的管理理念，使归档部门确保实体档案要和相应的电子档案一致，并同步提交到档案管理部门。跨部门、跨地区的不同单位间档案的汇交、分发和接收，只需几个简单步骤即可在线完成。电子条目的录入项设置严格遵守《中国石油天然气集团公司档案管理手册》规定的档案基础业务规范和档案信息化规范。系统统一了中石油各个下属单位档案管理规范，将成为中石油集团公司档案管理平台和共享知识中心。
参考文献：
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[2] 刘宏.关于建设工程档案收集整理标准化的思考[J].北京档案,2010(10).
[3] 魏薇,高强.档案收集整理系统的设计与实现[J].电脑知识与技术,2011(2).
一、加强并创新档案管理意识
不少企业或者组织对于人事档案管理是不重视的，认为整理人事档案无非是将所有人的主要经历、政治面貌、品德作风进行简单的登记保存而已，对于企业或者组织的发展毫无意义，同时还要分配人事档案管理人员，对于组织来说无非是又一项支出。加强人事档案管理的第一步，也是首要环节就是要加强医院内部的人事档案管理意识。
首先，在医院的管理者之间应该达成一致意见：对人事档案管理树立重视意识。这有利于人事档案管理的有效贯彻实施，自上而下地推进人事档案管理工作的开展。对于人事档案管理给予更多的资源，包括人力资源，招聘专门的档案管理人才；物力资源，提供人事档案管理资料室，配备基本的办公用品；财力资源，提供更多款项，为人事档案管理工作的顺利进行提供有效的物质保障。其次，提高全员的档案意识，通过公布文件、通知、公告等，来让医院全员了解认识档案管理的重要性，增强各岗位人员的工作积极性与责任感，提高全员的工作效率。最后，人事档案管理人员应该增强责任意识，确保人员充分履行工作职责；人事档案管理人员也应转变档案管理理念，解放思想，创新观念，开拓思路，寻找一种高效、创新且具有“人性化”的人事档案管理方法。
二、建立健全人事档案管理机制
人事档案管理机制是人事档案管理的重要保障，也是人事档案管理得以顺利进行所需要遵循的依据。人事档案管理机制需要建立健全人事档案管理制度，将人事档案的管理过程规范化、程序化、专门化。通过科学的方法以及利用现代化信息技术管理手段，规定档案更新周期、更新时间、托管人员、可以翻阅人员、可使用人员等，明确职权与分工。对人事档案进行科学性、系统性、全面性地管理。人事档案管理的主要分为“收集信息―整理信息―分类归档”三个主要步骤。建立健全人事档案管理机制需要从人事档案管理的三个主要步骤入手，逐步进行规范，并且对每个步骤的着重点进行总结强调。
首先，收集信息。这是人事档案管理的基础。收集信息能否有效进行关系到人事档案的信息是否全面。收集信息作为人事档案管理的重要环节必须强调细致性和全面性。收集信息需要将档案管理人员按科室进行分工，明确责权，从收集信息的第一步开始到分类归档的最后一步截止，负责该科室档案的人员不能更替，若有特殊情况，一定要做好交接工作，明确档案管理人员的责任意识与保密意识；其次，整理信息。这是人事档案管理的关键步骤。对人事档案信息的整理强调档案管理人员的协作分工，医院各个科室的人事档案最好由专门的人员进行整理，即在档案管理之前所分配的人员。最后，分类归档。人事档案的管理，不仅仅是强调对档案的收集、整理与保管，更重要的是能够有效利用科学的人事档案管理，来促进医院内部的人才考察与人才选拔。所以分类归档时，应该注意档案类别的系统性与档案使用时的便捷性。
三、创新人事档案管理方法
关键词：档案管理；现代化；要求
Abstract: The progresses of the society, the development of the times, want everything to keep pace with the times. File management is no exception, the pattern of modernization management, modernization of the standardized operation, and integration into the world economy is the important step. This article starts from the modernization of the archives management content, necessity and requirements of the three aspects of the development of the modernization of the archives management.
Key words: file management; modernization; requirements
中图分类号：G271文献标识码：文章编号：
引言
随着社会的不断进步和信息技术的飞速发展，信息成为当今社会的宝贵资源，信息的价值将随着社会的发展进步不断上升，无论是个人生活还是企业发展、科学研究等都离不开信息。21世纪的档案，将是一个知识、信息高度密集的领域，档案工作现代化、专业化、技术化、信息化程度越来越高，这就要求一切都要与时俱进。现代化的模式管理，现代化的规范操作，是和世界经济接轨的重要步骤。
一、档案管理现代化的内容
档案管理现代化从内容上讲主要包含有以下四方面的内容：档案资源的信息化、档案保护的现代化、管理手段的现代化以及档案管理的标准化等四点。但是从其概念的外延上讲，档案管理的现代化指的则是―个相对的、发展的、动态的概念范畴，因为在不同时期都会赋予档案管理现代化的各种内容。
（一）档案资源的信息化。在当前信息化的大时代背景下，信息化已逐渐地发展成为各行各业实现现代化发展内容的主导，因为以信息化的手段逐渐地推动现代化的进步是我国今后国民经济以及社会发展的主要趋势和方向。而在档案资源的管理领域实现信息化更是作为高科技的信息技术在档案管理领域层面所实施的创新实践，主要的工作内容和步骤是将档案资源以及与档案管理相关的各项管理程序，通过科技化的手段实现信息系统加工以及计算机网络整体的运转和传输，最终实现档案管理资源在整体上的合理配置和有效的开发利用，并进一步实现整个档案信息资源的全社会共享。
（二）档案保护的现代化。一般来讲，传统意义上针对档案保护的现代化主要指的是针对档案库房、与档案管理相关的设施设备以及档案载体保管保护的整体水平方面所实现的现代化。伴随着科技的进步和发展，新型存储介质快速发展以及现代化信息技术的持续涌现，发展出了一些新型的承载档案信息的载体，较有代表性的如机读档案、电子档案、声像档案等等，都是科技化发展的结果，较之原有的传统的信息存储方式，这些针对信息的记录和存储方式更加方便、全面和高效。所以也正在被越来越多的人广泛应用。因为新型的载体档案在使用方式以及存储方面都和传统的档案信息的存储介质存在着显著的差距，所以，相关的档案管理部门应当着重加强针对新型载体的档案存储及管理的方式进行高效的研究，以便于使其更好地服务于档案管理的工作。
（三）管理手段的现代化。一般情况下，档案管理手段的现代化的内容主要包含有以下几个方面：首先是理论手段的现代化，这个具体指的是要实现档案现代管理方法的理论和应用层面的现代化，适当地通过开展针对已经形成规模的现代化管理方法的学习和借鉴，然后通过针对自己实际情况的结合，在实践中实现自身的提高和进步，并最终实现具有自己特色的档案管理现代化的理论体系。其次是要保证先进技术手段在档案管理实现现代化过程中的应用，在开展档案管理现代化的过程中一定要持续地将现代社会中较为先进的技术设备、手段以及相关的技术成果逐步地引入到档案管理现代化的实践过程中，最终全面、高效地实现档案管理的专业化和自动化。
（四）档案管理的标准化。从本质上讲，档案管理的标准化也作为档案管理实现现代化的重要基础而存在的，因为档案管理的现代化的实现基础是建立在先进的技术、严密的分工以及广泛协作的情况下的，而针对档案标准化的实现则主要是通过制定并积极贯彻相关的一系列的各种标准和规范，进一步使得相关的技术应用以及分工协作实现统―的标准和依据，最终可以保证档案管理的各项工作实现有机地联系和统一，并在最终的档案的管理下现代化的过程中取得最优的效益。
二、实现档案管理现代化的必要性
实现档案管理的现代化不仅仅是档案行业实现自身的突破和发展的需要，同时更是时展的需要。科技化的进步带动了一切相关行业的发展和进步，档案管理行业如果想要实现高效、科学的发展，那么就必须保证自己要时刻紧跟时展的步伐，同时在这个过程中逐渐地发展并完善自身，这样才有可能不在行业竞争中被淘汰。另外一个方面档案管理的现代化的实现也是迎合了时展的需要，在几乎所有行业都实现高科技化的腾飞发展的时候，如果档案管理行业还在固步自封，满足于自己的小进步的话，那么就不仅仅会跟整个时代脱轨，同时更会被狠狠地甩在时展的脉搏之后。
三、实现档案管理现代化的要求
目前我国的发展正处在一个转型时期，时代的进步和发展需要各方面齐头并进，关系到发展命脉的档案的存储和管理更需要十分重视。而要实现档案管理的现代化则主要可以从以下四个方面开始着手。
（一）实现档案馆管理现代化。这一过程的实现要求首先要实现管理思想的现代化，因为思想观念的现代化是保证实现档案管理现代化的基础和前提，所以，如果想要实现思想观念的现代化，那么就必须要保证解决人对于档案管理层面的相关认识问题的现代化。同时还要求所有档案馆的全体成员尤其是负责档案管理的直接责任人，一定要秉持认清形势，更新观念，解放思想，勇于改革的思想作风，同时还要不断研究新情况，探索新的管理模式和途径。
（二）必须做好档案馆各项基础工作。伴随着科技化、信息化社会的到来，人们在对于高效化、科学化地开发并利用档案管理信息方面的需求越来越旺盛，呼声也越来越高，在这种情况下，就要求档案馆在相关基础工作的开展方面必须要实现新的突破、更高层次的发展。因为只有把档案馆最基础的工作和步骤搞好了，才有可能最终顺利地实施档案管理的现代化，同时也才能使得现代化管理手段得到最好的发挥。同时从未来发展的角度来看，一旦搞好了档案馆的基础建设工作，那么不仅有利于当前人们对于相关信息的提供利用，同时也为现代化管理的实现奠定了坚实的基础。从工作内容上讲，要做好档案馆的基础工作，因为只有将基础工作做得越加地细致和全面，同时准备工作做得越充分，那么档案管理现代化的目标才越可能顺利地开展进行。
（三）全面地保管好各种内容、各种不同载体材料。在针对档案馆的相关信息进行管理的过程中，针对不同种类的信息所进行的档案管理，是最终实现档案管理现代化的核心内容。伴随着科学技术的全面进步和发展，针对档案的种类以及存储载体的不断更新，发展出了一系列的管理手段和方式，除了包含有纸质档案外，另外还包含有照片、录像带、录音磁带以及磁盘等其他方面，这种情况的存在，就要求相关的档案管理人员必须要在此基础上研究出一套适合自己的管理方法，这样才能为最终实现档案管理现代化的发展趋势贡献力量。
（四）必须实现保管条件以及管理手段的现代化。在保证保管条件以及管理手段的现代化的方面主要应当做到以下四个方面。首先是要保证实现针对档案库房温湿度的自动控制，因为这是关系到未来能否实现现代化管理的一项重要内容。其次是要保证更新档案装具的现代化，这也同样决定之后是否可以顺利地实现档案管理现代化的一个十分重要的条件，再次是要全面保证实现档案载体在材料应用方面的小型化和缩微化，因为这关系到对于相关信息存储设备的移动和携带方面的便携性；最后是要求要广泛地应用电子计算机来针对相关的档案信息管理进行贮存和检索工作，这实现档案管理现代化的必要条件，同时也是大势所趋。
四、结束语
总之，在当前的时代背景下，实现档案信息管理的现代化不仅仅是档案馆生存发展的需要，同时更是契合时展的必要之举，所以这就要求相关的档案管理方面的工作人员在保证自身素质提高的同时，还要尽可能地实现相关管理手段的现代化，这样才能顺利、高效地实现档案管理现代化工作的全面实现。
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一、当前我国档案管理面临着的难点问题
（一）档案管理流程的不明确
档案从收集一直到录入档案，这中间需要的步骤是相当多的，而这些步骤的处理，对于今后档案的使用率以及利用率存在着很大的影响。而就目前的档案管理来说，存在着流程不清楚的情况，从档案资料的收集，到档案资料的整理，到档案的坚定，再到档案的保管与管理以及检索工作的建立，最后到档案的标引。这些繁琐的工作是不可缺少的，也是能够帮助档案管理建立流程的过程。但是当前档案的管理流程的不明确，在档案的整理过程中仅仅重视档案资料的收集等等一些重要的步骤，未能对一些小细节的重视，档案的管理工作也未能够深入的开展，最终也将影响到档案资料的使用价值。
（二）档案管理人员的重视程度不够
就目前来说，档案的管理需要的更多的是专业人员能够对相应的资料进行科学的整理。二就目前来说，档案人员管理首先在思想上的不重视，会造成在资料的收集以及最终的整理过程中都存在着障碍的。而在另一方面，档案管理人员重视不够也体现在专业素质上，为具备较高的专业素质，未能够对档案资料的管理提供专业的档案的管理能力，从而保证档案的管理的有效性。一方面是思想上的不重视，另一方面是专业能力未能够达到时代的要求，这两者情况的出现，都影响了档案资料的最后作用的正常的发挥。
（三）档案管理方式的简单化
随着经济的不断发展，各个组织之间的各项活动逐渐增多，所形成的档案资料是相当多的，而这对于档案管理的压力是相当大的。所以说，采用科学化的管理的方式，对于档案资料的管理是相当有意义的。其实就目前来说，很多地方的而管理方式未能具备实现计算机管理的条件。很多档案管理仍旧是采用人工归档的方式，这样的档案管理，影响了档案管理的有效性，在一定程度上影响了基础档案的工作效率。同时依靠人工进行的档案管理，对于档案的编排以及最后的查找都形成了一定的阻碍。并且此时他们的档案管理仅仅停留在保证资料的完整性上，已经忽视了档案其他的参考价值。
二、提高我国档案管理的解决措施
（一）进一步完善档案工作的制度建设
对于档案工作的管理，首先应该建立明确的制度流程，保证档案从收集到最后的录入档案，能够有一个流程制度，去保证工作的的顺利进行。而在这其中，需要从业人员具备专业的素质，能够对当前的工作流程了然于胸，从资料的收集、保管、鉴定等流程制定相应的工作标准流程规范。与此同时还应该加强，档案工作的校核力度，这样能够保证档案资料的正确性。而一旦出现资料的错误，也能够及时的挽救，从而保证了资料的有效性。当然要在这个过程中，仍旧是需要一定的监督机制的。因为这是档案管理工作出现问题追责机制的基础，也能够更好去规避在档案管理中可能出现的问题。
（二）不断提升档案管理人员的专业素养
随着计算机技术的不断发展，越来越多的管理方式受到了计算机技术的影响，当然了，档案管理工作也不例外。就目前来说，我们需要通过培训以及资料的宣导等多种方式去帮助档案管理人员去建立一个高效的、专业的档案管理素养，提升他们的档案管理技能。首先，要让他们从思想上重视档案管理工作，档案的管理不仅仅是简单的资料的保存，其中还是需要其他很多的方面的，比方说资料的查阅、资料的总结等等，都是需要档案管理从中发挥作用的。在思想上的重视，接下来便是需要提升从业人员的专业素质，可以通过日常工作的总结，还有一些先进经验的学习。
（三）加快档案管理工作的现代化
计算机技术的使用，能够更好的帮助我们进行档案的管理，不断提升档案管理工作的效率。提高档案管理工作的效率，需要加快档案管理工作的现代化，应该积极推行以及使用各类新型计算机信息技术，帮助在重新组合案卷、统一分类号、规范档案等方面的作用，同时建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。
1.重视医学院档案管理工作，完善各类档案
档案管理工作的健全，是实际操作中，最有效的办法是自上而下推动档案管理的建设，首先是意识上的转变，学校内部的管理层要重视此项工作，做好预算，引导和宣传档案管理工作的重要性，进而激发社会对此项工作的重视，毕竟档案价值的利用有利于社会医学建设。因此，学校各级负责人认真对待档案管理工作，在预算计划下，加强必要的投入，增强责任心，能够建立档案体系，并利用档案价值提高学校的培养人才的效率。政府和企业加强与学校的合作，通过共同建设和相互利用医学档案价值资源，提高资源利用成果的运用效果，相互合作促进档案管理的工作。
2.建立专门管理机构，培养专业人才
档案管理工作需要有较强的责任心和认识提高，在此基础上，需要医学院校付出实际行动，首先需要建立档案管理系统，该系统有利于扭转档案管理混乱的状况，通过档案管理系统的平台来统筹医学院的档案管理工作。其次，利用档案管理系统，优化管理系统的操作，建立档案管理机构，该机构充分规范档案管理工作的操作内容和步骤，加大档案管理工作的规范性。最后，通过专业人才的加入，优化档案管理工作，提高效率和医学档案资料价值利用的有效性。档案管理人才的培养需要建立在档案管理系统之上，学校通过吸引人才计划，提高档案管理部门的地位，充分利用档案管理系统服务学校人才培养和科研实验的作用价值。保证各类先进文明理念从档案管理资料价值体现出来。
3.做好档案收集工作
3.1定期集中收集。档案管理部门应严格制定年度立卷归档时间期限，督促指导各单位集中将在工作活动中形成的各类档案材料按照归档要求收集整理归档，确保各类档案资料的完整、系统、科学、规范，并按期向学校向档案部门移交。要做好档案资料的定期集中收集，还需要有完整配套的实施措施，档案管理部门应制定和及时调整适应本校档案管理的归档范围、相关制度以及归档质量要求，建立健全学校档案收集工作网络，使学校档案收集工作形成一个网络化管理体制。只有在全校专(兼)职档案人员相互配合，密切协作下，才能为学校档案收集工作提供可靠的保证。
3.2普遍收集与重点收集相结合。由于高校各部门产生和形成的文件材料种类很多，为保证学校各类档案资料收集齐全完整，应采取普遍收集与重点收集相结合的方法全面收集，防止遗漏。在普遍收集的基础上，还必须突出重点，进行收集。采取现场跟踪，加强对重点部门、重点事件、重大课题、重要人物等各类档案材料的收集，对于应归档的文件材料，应及时进行归档并签字验收，有效地防止医学院校重要档案材料的丢失和遗漏，保证文件材料的齐全完整。
3.3加快档案信息化建设进程。档案管理系统不仅仅包含了档案目录级别的开发，还需要增强档案全文扫描的数据库建设，通过扫描档案使用率较高的（统计数据可实现），易破损或老化的档案资料，此类资料的优先入库，网上可以直接全文检索，有利于档案价值得到更好地利用和开发。高校互助平台的建立也是未来档案信息化建设的重要步骤和趋势之一，通过各个医学院之间的平台对接，实现资源相互利用，有利于提高医学档案价值使用率，共享的价值大于相互孤立的档案管理平台。
3.4开展网上查询服务。在学校的网站提供“档案检索查询”和“网上咨询”功能，或者通过微信平台、微博平台来增强互动，从而有效提高档案信息的利用和共建全面性、系统性的档案管理工作。
二、结语
一、精心组织，落实责任
1、狠抓落实，确保档案工作万无一失。配备具有较好政治、业务素质的专职档案人员，并保持相对的稳定，责任到人，严格执行档案工作制度，对各部门形成的各种材料的搜集、整理、立卷和归档进行监督和指导，维护档案的完整、准确与安全。
2、增加设备，提高档案管理工作信息化程度。档案管理的规范化，直接反映在档案设备的升级换代上，档案库房温湿度表、温湿度周记仪；档案消毒设备；影像档案储存设备，微机的全程控制。这些档案设备的添置，极大地改善了档案管理的硬环境，为提高档案管理工作科学化程度起到了关键的作用。
二、明确思路，突出重点
1、强化围绕企业中心工作，为领导决策和企业发展提供及时、可靠的资料。从对企业负责的高度，深刻认识档案工作的重要性，从思想上、行动上确保档案工作为企业发展服好务。
2、强化为基层部门档案工作的指导和服务，做到细心和精心。档案工作烦琐复杂，尤其企业档案工作涉及面又广，这就需要档案工作者要做到细心周到的服务，精心严谨的作风，以最快的速度准确地收集到需归档建档的资料。
三、夯实基础，提升水平
1、全面普查案卷，去糟取精。由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件。
2、重新组合案卷，实现案卷规范化。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。
3、统一分类号保证检索查全率。根据《电力档案管理文件汇编》制定出具体细则。根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。统一认识统一标准，从而达到标准化和规范化管理。
4、规范题名保证检索查准率。在填写题名过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。
四、加快推进现代化管理进程
1、分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有卷宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。
2、分级次著录，省时省力。为三个层次进行著录，将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理可以减少著录条目和录入条目，提高效率。
3、分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。对那些特殊形式的档案则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号，大大地提高著录速度。
五、转变观念，创新模式
1、档案工作也要创新。主动、超前服务，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。档案工作只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得利用者的满意。
2、档案工作管理模式要创新。包括档案工作六个环节和一些具体的操作手段。要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少。如采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。
1 传统会计档案特点
传统会计档案主要以纸质形式呈现，进行会计数据的记录、核算和管理，一般包括会计凭证、账簿、会计报表等会计核算资料， 用于记录和反映单位的资金流来源、流向和其运营情况。 传统档案材料对真实性、可靠性、时序性等要求程度高，不可随意变更、打乱，反映信息更加直观、凭证一般为原始文件， 有助于会计档案使用人员第一时间了解和掌握会计财务信息，是会计部门常用的一种档案管理方式。 但传统会计档案本身也存在着缺点与不足，具体表现为纸质形式档案在时间和空间上局限性大，查阅时受时空影响，导致使用者无法在第一时间在任意地点查阅会计档案； 而且传统会计档案的储存工作较为繁琐，不仅需要按照时间顺序管理，还要注意防止纸质资料遭受破坏，耗费大量的人力、物力和财力。
2 电算化会计档案特点
电算化会计档案是由当前网络信息技术的发展催生的，具有高效性和实时性，科技程度高，对会计人员的职业水平和电脑技术水平要求高。电算化会计档案不仅存有原有会计档案的相关内容，同时还涵盖相应的存储系统软件、财务会计文档与会计程序内容。电算化会计档案的存储形式以电子形式（磁盘或光盘存储）为主，辅助打印的纸质形式，存储形式多样化，也可利用电脑硬盘、软盘等存储介质进行数据备份， 存储环境需要注意电子干扰的影响。 电算化会计档案可以通过计算机和软件系统进行浏览传输，进行简便快捷的数据分析，利于管理者掌握单位运营状况、制定决策，且不受时空限制。电算化会计档案在安全系数方面的要求水平是较高的，磁盘、硬盘等会很好的将数据进行存储，并在依据相应技术方式的前提下对数据展开修改，且相关人员能够通过网络对会计档案进行复制、浏览、修改、销毁等，导致重要信息的外泄，信息安全性难以保障。 保存电算化会计档案要求必须具备高强度的防火墙系统，防止电脑病毒和黑客的入侵，保障其安全性。
3 传统会计档案与电算化会计档案管理比较
3.1 会计档案的形成
传统会计档案与电算化会计档案管理的差别是相对明显的，主要的体现方面多是会计档案的构成办法与步骤内容。会计档案的形成方式是二者最明显、最根本的不同。 传统会计档案主要通过会计人员手写登记凭证、账簿，完成汇总材料，属于纸质档案。 而由于操作工具的变化，电算化会计档案的形成主要通过计算机和会计管理软件系统，由会计人员录入财会信息，最终保存下来，形成会计档案，智能化与人工化对比， 存在着本质区别。 在形成步骤方面，传统会计档案采用平行记账方法，将原始凭证手工抄录形成记账凭证，再根据此凭证完成日常记账和总账目，汇总成年度报表， 所有这些表格即构成会计档案。 电算化会计档案的形成采用集中处理方法，通过会计软件系统输入、输出、存储、备份数据，四个步骤环环相扣，输入数据即将原始凭证录入系统， 输出数据就是将系统录入的数据进行打印，存储数据将数据保存到存储介质上，备份数据则定期将数据复制存放，保障信息安全。
3.2 会计档案的归纳
因为会计档案在形成办法与步骤方式方面存在差别，使得两者在对工作进行归纳时同样会使用或出现不同的内容。传统会计档案归档时将原始凭证、记账凭证、账簿、报表等归纳整理，而电算化会计档案归纳管理时除了将打印的上述纸质材料归档外， 还需要对系统核算的软件、硬件材料进行归纳。 首先要对软件的质量进行把关，不合格者进行重置或维护处理，防止软件问题导致数据丢失和可靠性下降。 其次收集软件系统的开发资料和维护资料。 开发资料指系统开发中的系统说明书、程序设计资料、测试报告、手册等，有助于系统地理解和运用，维护资料则涉及维护指南、规划等。 而且在档案归纳中要将存储数据信息的磁盘、光盘等介质进行电子标示和设置外部标签，按时间顺序归档，防止出现混乱，影响会计档案管理质量。
3.3 会计档案的管理方式
传统会计档案管理方式主要人工管理纸质材料的收集、整理和储存，管理时需要注意档案的时间顺序，分类分时排列，同时关注储存环境条件， 防止潮湿等条件造成Y料的损毁丢失。 电算化会计档案管理方式则偏向智能化，由于电子文件对计算机和存储设备要求高，因此对耐久性问题需要加以考虑，管理时不仅要注意设备问题， 还要提防网络病毒和黑客等网络犯罪手段，一旦出现此类问题，财务信息就将遭到泄漏、损坏。 因此在档案管理中应定时查毒、杀毒，保障档案的安全性。
4 结束语
总之，信息技术的进步推动了会计电算化技术的产生和发展，会计电算化档案管理逐渐取代了传统纸质化会计档案管理。传统会计档案和电算化会计档案特点鲜明，前者简明直观，时空性差；后者实时性好，管理难度高。 二者在会计档案的形成、归纳和管理方式方面存在着诸多差异，必须加以明确，以便于会计档案管理工作的顺利进行。
参考文献
[1] 戴新智.对传统的会计档案管理和会计电算化档案管理的几点认识[J].黑河学刊， 2014（3）：128-129.
[2] 王庆东.传统会计档案与电算化会计档案的比较研究[J].兰台世界， 2014（1）：60-61.
【关键词】档案管理 知识管理
一、档案管理与知识管理
档案管理分为广义和狭义两种，广义主要是指对建立的档案进行保管；狭义主要是指对已经入库的档案进行日常养护工作。而在我们日常的档案管理中，除了妥善放置档案和对档案进行维护外，还有就是对于档案内容信息进行管理。对于档案内容的管理，其实是一种对于档案内部具有使用价值的知识管理。
知识管理起源于商业管理，是谁具体提出知识管理这个概念重说纷纭，知识管理主要是管理团队通过科学合理的管理方式，对于知识资源进行重组和分配，保证其得到有效利用。我国对于知识管理的主流解释是，将组织的智力和记录型信息转化为更大的生产力。从上述定义可以看出，我们将知识管理定义为利用对于知识的有效管理和利用，提升企业的效益。
二、档案管理和知识管理
（一）档案管理和知识管理的相异点
从档案管理的定义上可以看出，档案管理仅仅是对于档案的管理，遵循严谨的制度，采取先进的管理技术，保证档案的真实性和价值。在管理中，管理人员没有自主地参与，完全遵从现有制度进行管理，一切符合档案管理的程序。
知识管理不仅仅是对于档案的管理，还包括对于档案中的内容进行学习，然后通过管理人员的智慧，将从档案中得到信息进行重组，找到具有价值的信息并加以利用，来创造出更大财富或找到提高生产力的方式方法。对于知识管理来说，更加强调管理人员的参与性，管理人员的主观能动性的参与部分非常多。
（二）档案管理和知识管理的相同点
档案管理和知识管理都是进行档案或知识管理，并且通过良好的管理实现档案或知识其本身的价值。但从二者的具体管理方式上分析，主要有以下几个相同点：
（1）管理对象。不论是档案管理还是知识管理，其管理的对象都具有知识的属性。档案管理的对象主要是由文字、图标记录的信息型知识，可以读取或运用并找到最终利用价值；知识管理的对象是记录型知识的显性价值和隐形价值，通过管理人员的分析利用找到最终的利用价值。
（2）管理目的。我国《档案法》中对于档案的管理目的进行了明确规定，对档案工作实行统一管理，保证档案的完整性和真实性，从而提供详实信息便于查阅。保证档案提供信息的真实性，是满足社会或个人对于档案信息的要求，也是档案管理的目的。知识管理的目的则是通过群体的智慧找出信息的显性价值和隐形价值，充分发挥出知识的自身价值来服务于社会。因此，不论是档案管理还是知识管理，其最终的目的都是服务社会。
（3）管理流程。对于档案管理的流程，基本分为以下六个步骤：①资料接收，②整理，③鉴定，④保管，⑤统计，⑥利用。而知识管理的流程主要分为以下七个步骤：①知识产生，②收集，③存储，④加工，⑤整理，⑥评价，⑦利用。不论是档案管理还是知识管理，其流程都是线性而有序的。因此，二者的管理流程十分相似。
（4）管理技术。随着科学技术的发展，特别是计算机技术的发展，对于管理人员来说是一项福音。通过计算机强大的存储能力和快速地查找能力，不论是档案管理还是知识管理，都是以计算机为主要的管理技术进行管理。从而保证提供给客户详细、准确的信息。因此，二者的管理技术基本相同。
参考文献：
[1]徐拥军.档案管理与知识管理的关系研究[J].山西档案，2008，1：17-19
[2]许桂清.知识管理与档案科技创新[J].档案学研究，2007，3：25-27
